원장

개인 수당 관리를 담당하는 기관은 모든 거래를 기록하기 위해 장부(또는 이에 상응하는 것)를 보관해야 합니다. 원장은 모든 예금, 인출, 이체, 지출 및 이자를 정확하게 표시해야 하며 각 거래에 대한 간략한 설명을 포함해야 합니다. 원장의 잔액은 항상 거주지의 현금 및 현금 등가물의 총액과 일치해야 합니다. 

때로는 한 사람에 대해 하나 이상의 원장이 있습니다. 기관은 급여 및 개인 수당 거래를 기록하기 위해 하나의 장부를 보관할 수 있고, 거주자는 현금에 대한 거래를 기록하기 위해 다른 장부를 보관할 수 있습니다. PEP에서 이러한 기록의 이니셜을 쓰는 것이 무엇을 의미하는지 이해할 수 없다고 명시하지 않는 한, 거래 당시 주거 원장에 또는 최소한 매월 PEP에 첨부된 기록에 이니셜을 기입해야 합니다.

개인, 부모, 보호자, 옹호자, 대표 수취인 및 급여 지급 기관은 요청 시 장부를 포함하여 개인 수당 계정의 모든 기록을 검토할 수 있어야 합니다. 원장 사본은 분기별로 대표 수취인에게 보내야 합니다. 비주거 제공자의 원장 사본도 분기별로 거주지로 보내야 합니다.

기관이 여러 개인에 대한 자금을 관리하는 경우, 가족 요양원에 있는 개인의 경우 개인 계정의 최소 10%, 이사가 대표 수취인인 기타 유형의 거주지에 있는 개인의 경우 개인 계정의 최소 25%에 대해 연간 감사를 수행해야 합니다. 또는 누구를 위해 돈을 취급하는지. 감사는 개인 수당 규정 준수를 입증해야 합니다.   

전자 원장

일부 기관에서는 종이 장부 대신 전자 스프레드시트를 사용합니다. 사람마다 매월 다른 페이지가 있는 스프레드시트가 있습니다. 스프레드시트는 각 거래 후 개인 수당 잔액을 자동으로 계산하고 월간 잔액을 이월하도록 설정할 수 있습니다. 이것은 수학적 오류를 제거하는 데 도움이 됩니다. 또한 감사인은 손으로 쓰는 대신 항목을 입력하여 자금이 어떻게 사용되었는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 

원장이 전자일 경우 해당 월의 페이지는 월말에 인쇄해야 하며 이니셜이 의미가 있는 경우 스프레드시트에 이니셜과 날짜를 기입해야 합니다. 이것은 그 사람이 스프레드시트에 반영된 금액을 받았다는 것을 보여줍니다. 또는 전자적으로 유지되는 원장 거래에 대한 승인에 대한 별도의 월별 확인서에 서명할 수 있습니다. 이렇게 하면 실제 원장을 인쇄할 필요가 없습니다.

귀하의 기관에 전자 스프레드시트 형식이 없는 경우 현지 FBEAM에 연락하여 샘플 원장을 사용하거나 당사 웹사이트의 샘플 가족 관리 원장 및 지침을 사용할 수 있습니다.

영수증

개인 수당 지출을 문서화하려면 영수증이 필요합니다. 영수증은 원장 항목과 일치해야 하며 다음을 명확하게 표시해야 합니다.

  • 구매한 항목 또는 서비스
  • 지불한 금액
  • 공급업체
  • 구입일 

기관 직원이 개인 용돈을 지출할 때 영수증이 필요합니다. 각 구매에는 영수증이 있어야 하며 원장 항목에는 관련 영수증으로 이어지는 참조 번호가 있어야 합니다. 개인을 대신하여 이루어진 구매에 대해 영수증을 받지 못한 경우, 기관은 지출한 금액을 해당 개인에게 상환해야 할 수 있습니다.

모든 단체 구매에는 영수증이 필요합니다. 영수증에는 위의 모든 항목이 표시되어야 하고 그룹의 인원이 나열되어야 합니다. 각 개인이 지출한 금액이 구매 사용량과 동일함을 보여야 합니다(그룹 구매에 대한 각 개인의 지불 금액도 해당 원장에 반영되어야 함). 각 개인의 원장에는 영수증 사본이 첨부되어 있어야 합니다.

수금 예외

직원이 개인 수당을 사용하여 $15 미만의 일상적인 레크리에이션 관련 품목을 구매하는 경우 영수증은 필요하지 않지만 직원은 해당 작은 비용을 원장에 표기해야 합니다(예: "영화 - 영화 이름 - $10.50"). .

대리점은 직원의 모든 구매에 대해 재량에 따라 영수증을 요구할 수 있습니다. 기관 정책은 규정보다 더 제한적일 수 있습니다. 준수를 보장하기 위해 기관의 서면 절차를 참조해야 합니다.

개인이 자금 관리 평가와 일치하는 금액으로 자신의 자금을 지출하는 경우 영수증이 필요하지 않습니다. 원장의 항목은 "$XX.XX 지출"이어야 하며 개인이 항목을 이니셜해야 합니다. 개인이 구매한 경우 영수증이 필요하지 않지만, 물품을 반품해야 하거나 구매 증명서가 필요할 수 있는 경우 영수증을 받아 거주지에 제공하여 안전하게 보관하도록 권장하는 것이 가장 좋습니다. 다른 목적(예: 보증). 개인이 자신의 MMA에서 독립적으로 처리할 수 있는 것으로 결정된 것보다 더 많은 돈을 받을 수 없다는 것을 기억하는 것이 중요합니다. 

소매점 보상

소매업체가 현금, 상품 또는 기타 대가로 교환될 수 있는 구매에 대해 보상을 발행하는 경우 해당 보상은 원래 품목을 구매한 사람의 유일한 자산입니다. 보상은 거래의 일부로 쿠폰 또는 인증서/카드 번호를 입력하여 원장에 기록되어야 하며 보상은 영수증에 첨부되어야 합니다. 리워드 쿠폰, 상품권/카드, 포인트는 적립한 본인만 사용하실 수 있습니다. 그 사람이 보상을 사용하지 않으면 보상이 만료되도록 허용해야 합니다. 사용하지 않은 보상은 구매 영수증에 첨부된 상태로 유지해야 합니다.

보상이 누락되거나 분실된 경우 대리점 직원은 상점이나 체인의 무료 전화번호로 연락하여 보상을 받았는지 확인해야 합니다. 보상이 사용되었고 보상이 개인의 이익을 위해 사용되었다는 증거가 없는 경우(예: 나중에 영수증에 표시됨), 기관은 보상의 가치를 보상해야 합니다. 대행사가 사용 여부를 확인할 수 없는 경우에는 그 대가를 해당 자에게 배상하여야 합니다.

개인 수당 감사에는 보상이 적절하게 문서화되었고 개인의 이익을 위해 사용되었거나 만료되도록 허용되었는지 확인하는 것이 포함되어야 합니다. 위의 요구 사항을 따르지 않는 기관 직원은 자신이 관리하는 개인의 개인 자산을 보호해야 하는 OPWDD의 책임을 직접적으로 위반하는 것입니다.

분기별 회계 요구 사항

분기별 1회 이상 개인회계는 개인회생금의 위치를 표시해야 한다. 다음을 자세히 설명해야 합니다.

  • 본인의 거주지 및 주간 프로그램의 현금 및 현금 등가물 금액
  • 본인 명의의 계좌에 있는 금액 
  • 대행사 은행 계좌의 금액

분기별 회계가 기관 전체 기록의 일부인 경우 회계에는 기관이 통제하는 다른 기금과 별도로 개인 수당 금액이 표시되어야 합니다.

기록 보유

기관은 사(4)년 동안 개인 수당과 관련된 모든 거래를 문서화하는 완전한 기록을 유지해야 합니다.