감사 문제

OPWDD 및 기타 정부 기관은 프로그램이 개인 수당을 처리하는 방법을 감사합니다. 그들은 장부와 증빙 서류를 검토하고 현금을 계산합니다.

감사 중에 몇 가지 일반적인 문제가 발견되었습니다. 이러한 일반적인 문제는 다음과 같습니다.

• 개인 수당이 수령 후 3일 이내에 계산 소득에서 분리되지 않은 경우
• 자금이 부족했습니다
• 개인 수당 전액이 불로 소득 금액 감소 시 할당되지 않음 
• 다양한 주거 유형에 거주하는 사람들을 위한 개인 수당 계정의 필수 비율에 대한 연간 검토가 완료되지 않았습니다.
• 집에 있는 현금이 법정 1인당 현금 한도를 초과했습니다.
• 개인 수당의 지출은 부적절했습니다. 예를 들어 개인 수당은 지역 전화 서비스, 처방전 및 기관 또는 Medicaid에서 지불해야 하는 기타 비용을 지불하는 데 사용되었습니다.
• MMA에서 그 사람의 돈 취급 기술이 주기적으로 재평가되지 않았습니다. 
• 개인 수당을 처리하는 방법에 대한 내부 서면 절차가 존재하지 않음
• OPWDD의 반기 의류 수당에 대한 영수증 및 별도 회계 문서가 부족했습니다.
• 반기 의류 수당 기금이 사용되지 않았습니다. 

또한 원장에는 다음과 같은 일반적인 문제가 있습니다.

• 현금 거래는 발생 당시 원장에 입력되지 않았습니다.
• 구매한 사람이 기록되지 않았습니다.
• 원장이 제대로 관리되지 않았거나 존재하지 않았습니다.
• 장부에 수학적 오류가 발생했습니다.
• 구매에 지원 영수증이 없습니다.
• 일반 영수증에는 구매한 품목의 공급업체, 날짜 또는 설명이 포함되지 않았습니다. 
• 능력이 있는 개인은 이니셜을 작성하거나 제공된 돈에 서명하지 않았습니다. 

서약은 기관이나 직원이 대리자금 또는 자신의 금전을 타인에게 빌려주고 개인수당으로 상환을 기대하는 것을 말한다. 개인 수당 수령자에게 단기간이라도 돈을 빌려주고 나중에 개인 수당 기금에서 상환하는 것은 주법으로 금지되어 있습니다. 

거주지의 직원이 요청 당시 현금에 접근할 수 없는 경우 거주지는 소액 현금 또는 대출 개인 자금에서 자금을 가져갈 수 없으며 나중에 개인 수당에서 소액 현금 또는 직원을 상환할 수 있습니다. 사전 계획은 직원이 기관 자금이나 자신의 자금을 대출하려는 유혹을 받을 수 있는 상황을 제거할 수 있습니다. 기관은 금고를 열 수 있는 직원이 근무 외일 때 개인이 자금에 접근할 수 있도록 하는 계획이 있는지 확인하기 위해 절차를 검토해야 합니다. 

요즘은 현금으로 일부 물건을 구매하기 어렵습니다. OPWDD는 필요할 때(예: 항공권) 서약을 피하는 방식으로 신용 카드를 사용하여 구매하는 문제를 해결하기 위한 정책을 개발했습니다. DDSOO 또는 자원 봉사 기관은 DDSOO 또는 자원 봉사 기관 이사가 개인 수당 기금을 관리하는 사람을 위해 항목(들) 구매를 위해 비즈니스 신용 카드를 사용할 수 있습니다. 개인의 자금은 구매 전에 전체 구매 금액에 대해 따로 따로 보관해야 합니다. 구매 전에 자금을 따로 보관하지 않으면 자금 약속으로 간주되며 이는 OPWDD 개인 수당 규정(14 NYCRR 633.15)을 위반하는 것입니다.

신용 카드가 필요한 구매의 경우 기관은 사람들이 항목에 액세스할 수 있도록 하고 다음을 통해 돈을 약속하지 않도록 할 수 있습니다.

• 개인 수당 계정을 검토하고 구매를 충당하기에 충분한 잔액이 있는지 확인
• 신용 카드를 사용하기 전에 전체 비용을 따로 설정
• 거래 후 즉시 개인 계좌에서 신용 카드 청구서까지 전체 비용 지불

에이전시는 소득이 없는 사람이 물품을 구매하거나 지역 사회 소풍에 참여하기 위한 자금을 제공할 수 있습니다. 그 사람이 기관에 상환할 것이라는 기대가 없기 때문에 이것은 자금을 선지급하는 것이 아닙니다. 기관이 소득이 없는 사람에게 자금을 제공하는 경우 개인 지출을 위한 자금은 나중에 그 사람이 혜택을 받을 자격이 되더라도 상환될 수 없습니다. 

금고에 접근할 수 있는 직원이 휴무일 때 직원이 소액의 개인 수당 자금에 접근할 수 있도록 절차를 개발할 수 있습니다. 한 가지 방법은 보조 원장 시스템을 사용하는 것입니다. 

하위 원장은 다음과 같은 이유로 모범 사례로 권장됩니다.

• 보안 영역 외부의 현금은 최소화됩니다.
• 자금에 대한 책임을 제공합니다.
• 사람들은 필요할 때 현금에 접근할 수 있습니다. 

예 - 보조원장

이 예에서는 한 제공자가 사용하는 보조원장 절차를 설명합니다.

원장 시트가 보안되고 자금이 금고에 잠겨 보관됩니다. 공급자는 원장 및 금고에 액세스할 수 있는 원장 관리자를 지정합니다. 원장 공동 관리자는 지정된 관리자가 휴무일 때를 대비하기 위해 백업으로 지정할 수 있습니다. 책임이 관리자에서 공동 관리자로 이전되기 전에 원장과 현금의 완전한 조정이 이루어져야 합니다. 

금고에 접근할 수 없을 때 자금이 필요할 경우 소액을 다른 담당 직원에게 미리 주고 외출이 끝나면 거주지 내에서 확보할 수 있습니다. 직원이 원장에 서명하고 자금은 자금의 용도를 지정하는 보조원장 봉투에 넣습니다. 직원은 모든 돈이 어떻게 사용되었는지 문서화하고 영수증을 제공해야 합니다. 직원이 개인과 외출하지 않거나 대신 쇼핑을 하지 않을 때 자금과 보조원장은 확보됩니다. 현금의 특별한 용도가 있는 경우 담당자는 7일 이내에 영수증을 쇼핑하여 반납하고 원장관리자에게 변경하여야 합니다. 동일한 사람에 대해 더 많은 돈을 요청하는 경우 직원은 추가 자금이 승인되기 전에 보조원장을 제출해야 합니다.

직원이 한 사람의 자금을 다른 직원에게 이전할 때마다 원장 항목이 있어야 합니다. 

제공자는 돈을 보호하는 데 도움이 되는 몇 가지 정책을 가지고 있습니다.

• 직원은 한 사람의 계좌에서 다른 사람의 계좌로 돈을 이체하거나 대출할 수 없습니다. 
• 개인 수당에서 직원에 대한 대출 금지
• 직원은 자신의 자금을 사용하고 나중에 상환할 수 없습니다.
• 오는 직원 및 개인 자금은 허용되지 않습니다. 각 개인의 자금은 별도로 보관됩니다.
• 원장 관리자는 언제든지 보조원장을 감사할 수 있습니다.

개인 수당은 개인의 삶의 질에 영향을 미치므로 오용은 법으로 처벌됩니다. 개인 수당을 잘못 관리하면 A급 경범죄가 될 수 있습니다. 민사 및 형사 처벌은 다음과 같습니다.

• 최대 징역 2년
• $10,000의 벌금
• 오용금액의 2배까지 판단